Rôle, responsabilités et qualités d’un consultant en outils collaboratifs et conduite du changement

Qu’est-ce qu’un consultant en outils collaboratifs ? Que peut apporter cette ressource à une entreprise qui met en place Microsoft 365 ?

Au travers de cet article, je vais tenter d’aborder le rôle, les responsabilités et les qualités attendues d’un.e consultant.e en outils collaboratifs. Bien sûr, il s’agit d’une vision personnelle de cette fonction et chaque professionnel du domaine peut avoir sa propre lecture ou interprétation de ce rôle.

Rôles, responsabilités, qualités d'un consultant outils collaboratifs et conduite du changement

Accélération de la collaboration et changement dans le monde du travail

Avec le développement du télétravail, l’arrivée de la crise du COVID en 2020 et l’isolement forcé des collaborateurs chez eux, les demandes en équipement et en formation aux outils collaboratifs ont littéralement explosées.

C’est simple : quelque soit la taille de leur entreprise, la plupart des collaborateurs ont dû apprendre à se servir de nouveaux outils de gestion de projet ou de visioconférence, pratiquement du jour au lendemain. En 2023, ces demandes sont toujours fortes et les besoins demeurent immenses.

Zoom, Google Meet ou Microsoft Teams… Désormais, tous ces outils font parti du quotidien professionnel de chacun. Mais sont-ils pour autant suffisamment connus et correctement utilisés ?

C’est lorsque cette question se pose au sein d’une organisation, qu’un consultant spécialiste des outils collaboratifs et de la conduite du changement peut jouer un rôle crucial.

Ce professionnel polyvalent possède une connaissance approfondie des outils collaboratifs de Microsoft 365, tels que SharePoint, Teams, OneDrive, Planner, et sait comment les mettre en œuvre pour stimuler la productivité et la collaboration en entreprise. Le consultant en outils collaboratifs va agir comme un catalyseur qui améliore l’efficacité et la performance des équipes en facilitant l’adoption et l’utilisation optimale des outils.

Rôle et responsabilités

Le consultant en outils collaboratifs doit savoir :

1. Ecouter, comprendre et conseiller ses clients : il a ou acquiert au cours de sa mission, une profonde compréhension du contexte de son entreprise d’accueil, des défis auxquels sont confrontés les employés et les équipes dans leur utilisation quotidienne de ces outils.

Il prend en compte les besoins et contraintes des différents métiers et est en mesure de fournir des conseils avisés pour maximiser l’usage des outils collaboratifs et améliorer les processus de travail.

2. Mettre en œuvre les outils : selon son degré de connaissance et d’expertise, le consultant en outils collaboratifs peut être capable d’installer, configurer et déployer des outils collaboratifs. Il peut travailler conjointement avec des équipes techniques pour assurer une intégration harmonieuse et une adoption efficace de ces outils.

3. Former et soutenir : le consultant en outils collaboratifs sait communiquer et accompagner les collaborateurs d’une entreprise. Il met en place des sessions de formation avec des formats diversifiés pour aider les collaborateurs à exploiter pleinement les outils et leurs fonctionnalités offertes. Il peut également fournir un support en continu, pour répondre à des questions fréquentes, documenter des usages et résoudre des problèmes liés à l’utilisation des outils.

4. Conduire le changement : pour accompagner la transition numérique des entreprises vers des nouveaux outils collaboratifs, le consultant peut développer un plan de conduite du changement. Pour cela, il va travailler avec les différentes parties prenantes de l’entreprise, comprendre l’état d’esprit des partisans et des détracteurs de la transition. Il devra réfléchir de façon pragmatique et stratégique pour surmonter les obstacles (réels ou supposés) à la mise en place des nouveaux outils, comprendre les résistances au changement et communiquer de façon intelligente pour favoriser une adoption réussie des outils collaboratifs.

Enfin, évaluer et améliorer en continu : le consultant devra mettre en place des indicateurs clés de performance (kpi) liés au développement des usages collaboratifs dans l’entreprise et identifier les opportunités d’amélioration. Son esprit analytique doit lui permettre de proposer des ajustements et évolutions pour optimiser la prise en main et favoriser l’adhésion des collaborateurs aux nouveaux outils.

Qualités attendues

Les qualités attendues d’un consultant en outils collaboratifs Microsoft 365 peuvent être nombreuses :

1. Curiosité, appétence et expertise des outils : le consultant doit maitriser les différentes fonctionnalités et applications de Microsoft 365. Il doit aussi être capable de les utiliser de manière stratégique pour répondre aux besoins et attentes de ses clients.

L’acquisition d’expertise passe également par des expérimentations personnelles des outils mais aussi par une veille active sur Microsoft, ses outils, ses dernières évolutions et technologies. Le consultant peut trouver de nombreuses ressources et informations en s’appuyant sur les résultats du web et des réseaux sociaux, notamment sur les réseaux comme Linkedin ou au travers de communautés professionnelles.

2. Compétences en conduite du changement : le consultant doit comprendre les processus de conduite du changement et les pratiques en matière d’adoption technologique. Ses capacités à insuffler le changement et à influencer les comportements sont essentielles pour assurer la bonne implémentation des outils collaboratifs.

3. Compétences en communication et en formation : le consultant conseille mais communique et forme également. Il doit être capable de communiquer de manière claire et concise et de s’adapter aux us et coutumes de son entreprise d’accueil en la matière. Il doit être capable de former les collaborateurs aux outils de façon didactique et engageante quelque soit le public cible (il doit au préalable avoir bien identifié le niveau de maturité numérique des collaborateurs pour adapter sa communication et ses formations).

4. Autonomie : le consultant doit être capable de travailler de façon autonome et être proactif dans l’élaboration de ses propositions de valeur. Il doit enfin avoir une approche organisée et structurée pour donner de la lisibilité à son travail et à ses actions.

5. Esprit analytique : évaluer une situation existante, mesurer son évolution dans le temps et être capable d’identifier et de communiquer des opportunités d’amélioration. Le consultant doit être capable de collecter de l’information, savoir l’interpréter afin qu’elle lui serve à prendre des décisions éclairées sur l’usage et l’adoption des outils.

En résumé

Je dirais qu’un consultant en outils collaboratifs est capable de travailler dans une multitude de contextes client. Il sera généralement appelé en renfort dans les entreprises qui souhaitent développer la collaboration numérique entre les équipes et services grâce aux outils proposés par Microsoft 365.

Son rôle essentiel ne se limite pas à un volet purement fonctionnel : c’est avant tout un stratège qui comprend l’environnement professionnel qu’il intègre : il fait des constats, propose une analyse et des recommandations. Sur cette base, il est capable de stimuler la productivité au sein d’une entreprise et de favoriser les (bonnes) pratiques de collaboration. Sa connaissance de la conduite du changement est un atout pour mener à bien les projets d’implémentation de nouveaux outils et pour faciliter leur adoption.

Si vous êtes passionné par l’univers des outils collaboratifs Microsoft et par la gestion du changement, il y a de fortes chances que ce rôle soit fait pour vous. De nombreuses offres d’emploi sont régulièrement proposées par des ESN (entreprises de services numériques), des cabinets de conseil spécialisés en transformation digitale ou chez des clients finaux.

Pour toute information complémentaire, n’hésitez pas à me contacter !

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Essor des outils Low-Code / No-Code et émergence des Citizen Developers

Essor des outils Lowcode / Nocode et émergence des Citizen Developers en entreprise

Essor des outils Lowcode / Nocode et émergence des Citizen Developers en entreprise

Dans le paysage des outils collaboratifs en constante évolution, une révolution silencieuse mais puissante se produit dans de nombreuses entreprises : l’essor du Low-Code / No-Code et l’émergence des Citizen Developers.

Imaginez une approche de développement d’applications qui allie rapidité, efficacité et créativité, tout en minimisant le recours au codage traditionnel. C’est exactement ce que le Low-Code et le No-Code permettent d’accomplir en offrant aux utilisateurs des outils visuels intuitifs, pour concevoir et de déployer rapidement des applications fonctionnelles, même pour ceux qui n’ont aucune expérience en programmation. Le Low-Code et le No-Code simplifient le processus de développement, en accélérant la mise sur le marché et en réduisant les coûts, libérant ainsi le potentiel des entreprises pour innover sans limites.

Si l’on se focusse sur le Low-Code, on pourrait alors se demander qui sont ses utilisateurs ? Ces utilisateurs sont ceux que l’on appelle les « Citizen Developers » ou « Citizen Makers ». Ce sont souvent des collaborateurs issus de métiers différents et ayant le désir d’améliorer leur productivité personnelle ou celle de leur organisation.

Qu’est-ce qui caractérisent les Citizen Developers ?

Ils ne sont généralement pas des développeurs professionnels, mais ils ont la capacité de créer des applications grâce au Low-Code. Ces créateurs d’applications se forment souvent par eux-mêmes sur leur temps libre en suivant des formations, des tutoriels sur Youtube ou en utilisant des plateformes e-learning telles que Udemy. Ils sont en quelque sorte des artistes de l’innovation, comblant un fossé entre les besoins de leurs métiers et les solutions technologiques puisqu’ils créent des applications personnalisées qui répondent à des exigences spécifiques pour leur usage ou celui de leurs équipes.

Les avantages du low-code et de la démarche « Citizen Development »

Le Low-Code et les Citizen Developers transforment l’entreprise en apportant une panoplie d’avantages :

1. La rapidité : les cycles de développement, autrefois interminables, peuvent désormais être réduits à quelques semaines, voire quelques jours. Cette accélération permet aux entreprises d’explorer de nouvelles idées, de tester des concepts sous forme de MVP (« Minimum Viable Product » ou « Produit Minimum Viable ») et de s’adapter plus rapidement aux évolutions de leur marché.

2. L’innovation : chaque collaborateur peut être un accélérateur de l’innovation dans son entreprise grâce à la création d’applications, indépendamment de son expertise technique ou métier.

3. La collaboration : si les équipes métier peuvent désormais jouer un rôle actif dans le développement d’applications, elles apportent également des opportunités de collaboration sur des sujets transversaux dans l’entreprise. Exemple : des métiers qui ne travaillaient pas ensemble jusqu’ici, collaborent les uns avec les autres et partagent alors un objectif commun.

Microsoft Power Platform est l’une des solutions leaders dans le domaine du Low-Code, offrant une expérience intégrée et complète pour les organisations qui s’appuient déjà sur les produits Microsoft tels que Microsoft 365 et Dynamics 365.

Présentation de Microsoft Power Platform et de ses outils

En utilisant Power Platform, les entreprises ont la possibilité d’utiliser leurs données et leurs processus pour créer des solutions applicatives puissantes et sur mesure. De plus, la communauté de développeurs et les ressources disponibles sont inégalées, offrant un soutien continu et une source d’inspiration pour exploiter pleinement les fonctionnalités de la plateforme.

L’une des premières ressources est bien entendu le site Microsoft Learn qui permet à chaque Citizen Developer de démarrer son apprentissage avec des ressources et connaissances fondamentales avant d’aller plus loin : https://learn.microsoft.com/fr-fr/training/

Pour en savoir plus sur Microsoft Power Platform et ses outils, téléchargez cette présentation : Présentation de Microsoft Power Platform et de ses outils

Bien sûr, Microsoft Power Platform n’est pas la seule solution disponible sur le marché. D’autres acteurs majeurs proposent également des plateformes Low-Code performantes, telles qu’OutSystems, Mendix, Appian et Salesforce Lightning Platform. Chacune de ces solutions présente ses propres caractéristiques et avantages, offrant aux organisations un large éventail de choix en fonction de leurs besoins spécifiques.

Alors que nous pénétrons dans cette nouvelle ère de développement d’applications, les frontières entre les utilisateurs métier et les développeurs professionnels s’estompent. Les possibilités offertes par le Low-Code et le No-Code sont illimitées. Chaque entreprise peut développer sa propre communauté de Citizen Developers pour libérer la créativité de ses collaborateurs, accélérer sa transformation numérique et s’ouvrir à un avenir où l’innovation est accessible à tous.

Conclusion

Que vous choisissiez Microsoft Power Platform ou l’une des autres solutions Low-Code sur le marché, il est certain que vous embrasserez une transformation numérique simplifiée et une approche centrée sur l’humain.

Cette transformation, il faudra l’accompagner : s’assurer de bien connaitre les besoins et attentes de vos utilisateurs métiers, déterminer un cadre d’usage, élaborer et formaliser une gouvernance qui déterminera comment un projet de création d’applications Low-Code doit être accueilli et développé (ou non) au sein de l’organisation.

Un sujet que j’aurai l’occasion d’évoquer prochainement avec un cas d’usage. Alors, restons connectés !

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Mettre en place un premier Intranet dans votre entreprise

Premier intranet avec SharePoint Online

Premier intranet avec SharePoint Online

Un sujet qui revient régulièrement dans les échanges professionnels que je peux avoir avec mes clients est celui de la mise en place d’un premier Intranet utilisant SharePoint Online.

Très souvent, les grands objectifs de cet outil de communication interne sont bien identifiés par les équipes projet mais à l’inverse, les étapes qui actionnent le sujet de façon concrète dans l’organisation sont souvent méconnues.

Voici un article pratique qui va vous permettre de connaitre ces étapes avant de vous lancer dans la création de votre Intranet.

Tout d’abord, la création ou la refonte d’un site Intranet utilisant SharePoint Online nécessite une approche méthodique, structurée et je dirais même empirique. Avant de se lancer dans un projet de ce type, il est essentiel de suivre quelques étapes clés qui vont garantir la réussite de l’Intranet.

1. Comprendre le besoin des utilisateurs :

La première étape consiste à interroger les collaborateurs de l’entreprise pour comprendre leurs besoins et leurs attentes. En effet, il faut leur poser la question de la typologie de contenus et de services qu’ils souhaiteraient consommer sur l’Intranet. S’agit-il d’informations corporate descendantes diffusées par la direction ? L’intranet a-t-il vocation à servir les besoins de collaboration et/ou à être participatif ?

Cette étude préalable peut être réalisée au moyen d’un questionnaire et/ou d’interviews individuelles.

Pour concevoir facilement cette étude, vous pouvez utiliser l’outil Forms de Microsoft qui va vous permettre de recueillir et d’organiser les informations précieuses que vous recueillerez des collaborateurs.

2. Réaliser un diagnostic de l’existant :

À partir des résultats de l’étude précédente, vous serez en capacité de dresser un état des lieux à date qui identifiera les motivations, les croyances, les craintes et éventuelles résistances de vos collaborateurs. De fait, vous pourrez également en déduire les forces et les faiblesses du projet à mener.

Cette démarche de diagnostic est un pré-requis pour déterminer les contenus et grandes fonctionnalités attendues par les collaborateurs. Ces derniers apprécieront votre démarche et votre projet que s’ils y trouvent leur propre intérêt : c’est la réponse à la fameuse question du « Qu’est-ce que j’y gagne (personnellement) ? » ou « What’s in for me? » en anglais.

3. Définir les histoires utilisateurs (User Stories) :

Pour répondre au « What’s in for me? », vous devez vous efforcer de faire un travail de projection : bien caractériser vos cibles (ex : en établissant des personas). Cela vous aidera à élaborer les histoires utilisateurs ou « user stories ».
Ces histoires décrivent les besoins fonctionnels des utilisateurs de manière concise et compréhensible. Elles servent de base pour la conception de l’Intranet et permettent de se concentrer sur l’expérience utilisateur (et donc, de l’expérience collaborateur).

4. Concevoir l’arborescence de l’Intranet :

L’arborescence du ou des sites qui composeront l’Intranet est un aspect crucial de sa conception. Elle définit la structure, l’organisation et la navigation au sein de l’Intranet. En s’appuyant sur les histoires utilisateurs, il est possible de créer une arborescence logique qui facilite l’accès à l’information et la collaboration entre les différents services de l’entreprise.

Dans le cadre d’une première version d’Intranet, gardez à l’esprit que plus votre arborescence sera complexe, plus la gestion des droits d’accès est également susceptible de l’être. Mon conseil, démarrez simplement et penser à la méthode K.I.S.S (Keep It Simple Stupid!) : plus un site Intranet est facile à utiliser, plus sa capacité d’adoption sera forte. Ses mises à jour seront fréquentes et régulières par les personnes responsables.

5. Concevoir le MVP de l’Intranet :

Lors de la création ou de la refonte de l’Intranet, il est recommandé de suivre une approche orientée vers un Minimum Viable Product (MVP). Cela signifie se concentrer sur les fonctionnalités essentielles et fournir une version initiale de l’Intranet qui réponde aux besoins prioritaires des utilisateurs. Un MVP permet de lancer rapidement votre Intranet, de recueillir les retours des utilisateurs et d’itérer en fonction de leurs feedbacks.

6. Établir une gouvernance bien formalisée :

Pour garantir la pérennité et une gestion efficace de votre Intranet, il est indispensable de formaliser une gouvernance et de communiquer sur celle-ci afin qu’elle soit connue de tous les acteurs concernés par le projet. Cela implique de définir les responsabilités, les rôles et les processus de prise de décision. Une gouvernance bien structurée favorise la confiance entre les acteurs, la collaboration, l’engagement des utilisateurs et la maintenance continue de l’Intranet.

7. Assurer l’évolutivité de l’Intranet :

Enfin, il est crucial de concevoir l’Intranet avec une perspective d’évolutivité à long terme. Les besoins de l’entreprise et des utilisateurs évolueront avec le temps, et votre Intranet devra être capable de s’adapter à ces changements. Il est recommandé d’utiliser des technologies flexibles et SharePoint Online fait partie des solutions. Prévoir des mécanismes d’ajout de fonctionnalités et assurer une veille technologique pour rester à jour avec les dernières avancées.

En conclusion :

La création d’un Intranet nécessite une approche structurée et orientée vers les besoins des utilisateurs. En interrogeant vos collaborateurs aux prémices du démarrage de projet de création ou de refonte d’Intranet, vous serez en capacité de :
– dresser un état des lieux,
– rédiger des histoires utilisateurs représentatives des besoins et attentes des collaborateurs par rapport au nouvel outil,
– dessiner une arborescence lisible et logique,
– établir une gouvernance solide.

En suivant ces quelques étapes, il vous sera tout à fait possible de créer un premier Intranet simple mais convaincant, évolutif et qui répondra immédiatement aux besoins spécifiques de votre entreprise.

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