Mettre en place un premier Intranet dans votre entreprise
Un sujet qui revient régulièrement dans les échanges professionnels que je peux avoir avec mes clients est celui de la mise en place d’un premier Intranet utilisant SharePoint Online.
Très souvent, les grands objectifs de cet outil de communication interne sont bien identifiés par les équipes projet mais à l’inverse, les étapes qui actionnent le sujet de façon concrète dans l’organisation sont souvent méconnues.
Voici un article pratique qui va vous permettre de connaitre ces étapes avant de vous lancer dans la création de votre Intranet.
Tout d’abord, la création ou la refonte d’un site Intranet utilisant SharePoint Online nécessite une approche méthodique, structurée et je dirais même empirique. Avant de se lancer dans un projet de ce type, il est essentiel de suivre quelques étapes clés qui vont garantir la réussite de l’Intranet.
1. Comprendre le besoin des utilisateurs :
La première étape consiste à interroger les collaborateurs de l’entreprise pour comprendre leurs besoins et leurs attentes. En effet, il faut leur poser la question de la typologie de contenus et de services qu’ils souhaiteraient consommer sur l’Intranet. S’agit-il d’informations corporate descendantes diffusées par la direction ? L’intranet a-t-il vocation à servir les besoins de collaboration et/ou à être participatif ?
Cette étude préalable peut être réalisée au moyen d’un questionnaire et/ou d’interviews individuelles.
Pour concevoir facilement cette étude, vous pouvez utiliser l’outil Forms de Microsoft qui va vous permettre de recueillir et d’organiser les informations précieuses que vous recueillerez des collaborateurs.
2. Réaliser un diagnostic de l’existant :
À partir des résultats de l’étude précédente, vous serez en capacité de dresser un état des lieux à date qui identifiera les motivations, les croyances, les craintes et éventuelles résistances de vos collaborateurs. De fait, vous pourrez également en déduire les forces et les faiblesses du projet à mener.
Cette démarche de diagnostic est un pré-requis pour déterminer les contenus et grandes fonctionnalités attendues par les collaborateurs. Ces derniers apprécieront votre démarche et votre projet que s’ils y trouvent leur propre intérêt : c’est la réponse à la fameuse question du « Qu’est-ce que j’y gagne (personnellement) ? » ou « What’s in for me? » en anglais.
3. Définir les histoires utilisateurs (User Stories) :
Pour répondre au « What’s in for me? », vous devez vous efforcer de faire un travail de projection : bien caractériser vos cibles (ex : en établissant des personas). Cela vous aidera à élaborer les histoires utilisateurs ou « user stories ».
Ces histoires décrivent les besoins fonctionnels des utilisateurs de manière concise et compréhensible. Elles servent de base pour la conception de l’Intranet et permettent de se concentrer sur l’expérience utilisateur (et donc, de l’expérience collaborateur).
4. Concevoir l’arborescence de l’Intranet :
L’arborescence du ou des sites qui composeront l’Intranet est un aspect crucial de sa conception. Elle définit la structure, l’organisation et la navigation au sein de l’Intranet. En s’appuyant sur les histoires utilisateurs, il est possible de créer une arborescence logique qui facilite l’accès à l’information et la collaboration entre les différents services de l’entreprise.
Dans le cadre d’une première version d’Intranet, gardez à l’esprit que plus votre arborescence sera complexe, plus la gestion des droits d’accès est également susceptible de l’être. Mon conseil, démarrez simplement et penser à la méthode K.I.S.S (Keep It Simple Stupid!) : plus un site Intranet est facile à utiliser, plus sa capacité d’adoption sera forte. Ses mises à jour seront fréquentes et régulières par les personnes responsables.
5. Concevoir le MVP de l’Intranet :
Lors de la création ou de la refonte de l’Intranet, il est recommandé de suivre une approche orientée vers un Minimum Viable Product (MVP). Cela signifie se concentrer sur les fonctionnalités essentielles et fournir une version initiale de l’Intranet qui réponde aux besoins prioritaires des utilisateurs. Un MVP permet de lancer rapidement votre Intranet, de recueillir les retours des utilisateurs et d’itérer en fonction de leurs feedbacks.
6. Établir une gouvernance bien formalisée :
Pour garantir la pérennité et une gestion efficace de votre Intranet, il est indispensable de formaliser une gouvernance et de communiquer sur celle-ci afin qu’elle soit connue de tous les acteurs concernés par le projet. Cela implique de définir les responsabilités, les rôles et les processus de prise de décision. Une gouvernance bien structurée favorise la confiance entre les acteurs, la collaboration, l’engagement des utilisateurs et la maintenance continue de l’Intranet.
7. Assurer l’évolutivité de l’Intranet :
Enfin, il est crucial de concevoir l’Intranet avec une perspective d’évolutivité à long terme. Les besoins de l’entreprise et des utilisateurs évolueront avec le temps, et votre Intranet devra être capable de s’adapter à ces changements. Il est recommandé d’utiliser des technologies flexibles et SharePoint Online fait partie des solutions. Prévoir des mécanismes d’ajout de fonctionnalités et assurer une veille technologique pour rester à jour avec les dernières avancées.
En conclusion :
La création d’un Intranet nécessite une approche structurée et orientée vers les besoins des utilisateurs. En interrogeant vos collaborateurs aux prémices du démarrage de projet de création ou de refonte d’Intranet, vous serez en capacité de :
– dresser un état des lieux,
– rédiger des histoires utilisateurs représentatives des besoins et attentes des collaborateurs par rapport au nouvel outil,
– dessiner une arborescence lisible et logique,
– établir une gouvernance solide.
En suivant ces quelques étapes, il vous sera tout à fait possible de créer un premier Intranet simple mais convaincant, évolutif et qui répondra immédiatement aux besoins spécifiques de votre entreprise.