Rôle, responsabilités et qualités d’un consultant en outils collaboratifs et conduite du changement
Qu’est-ce qu’un consultant en outils collaboratifs ? Que peut apporter cette ressource à une entreprise qui met en place Microsoft 365 ?
Au travers de cet article, je vais tenter d’aborder le rôle, les responsabilités et les qualités attendues d’un.e consultant.e en outils collaboratifs. Bien sûr, il s’agit d’une vision personnelle de cette fonction et chaque professionnel du domaine peut avoir sa propre lecture ou interprétation de ce rôle.
Accélération de la collaboration et changement dans le monde du travail
Avec le développement du télétravail, l’arrivée de la crise du COVID en 2020 et l’isolement forcé des collaborateurs chez eux, les demandes en équipement et en formation aux outils collaboratifs ont littéralement explosées.
C’est simple : quelque soit la taille de leur entreprise, la plupart des collaborateurs ont dû apprendre à se servir de nouveaux outils de gestion de projet ou de visioconférence, pratiquement du jour au lendemain. En 2023, ces demandes sont toujours fortes et les besoins demeurent immenses.
Zoom, Google Meet ou Microsoft Teams… Désormais, tous ces outils font parti du quotidien professionnel de chacun. Mais sont-ils pour autant suffisamment connus et correctement utilisés ?
C’est lorsque cette question se pose au sein d’une organisation, qu’un consultant spécialiste des outils collaboratifs et de la conduite du changement peut jouer un rôle crucial.
Ce professionnel polyvalent possède une connaissance approfondie des outils collaboratifs de Microsoft 365, tels que SharePoint, Teams, OneDrive, Planner, et sait comment les mettre en œuvre pour stimuler la productivité et la collaboration en entreprise. Le consultant en outils collaboratifs va agir comme un catalyseur qui améliore l’efficacité et la performance des équipes en facilitant l’adoption et l’utilisation optimale des outils.
Rôle et responsabilités
Le consultant en outils collaboratifs doit savoir :
1. Ecouter, comprendre et conseiller ses clients : il a ou acquiert au cours de sa mission, une profonde compréhension du contexte de son entreprise d’accueil, des défis auxquels sont confrontés les employés et les équipes dans leur utilisation quotidienne de ces outils.
Il prend en compte les besoins et contraintes des différents métiers et est en mesure de fournir des conseils avisés pour maximiser l’usage des outils collaboratifs et améliorer les processus de travail.
2. Mettre en œuvre les outils : selon son degré de connaissance et d’expertise, le consultant en outils collaboratifs peut être capable d’installer, configurer et déployer des outils collaboratifs. Il peut travailler conjointement avec des équipes techniques pour assurer une intégration harmonieuse et une adoption efficace de ces outils.
3. Former et soutenir : le consultant en outils collaboratifs sait communiquer et accompagner les collaborateurs d’une entreprise. Il met en place des sessions de formation avec des formats diversifiés pour aider les collaborateurs à exploiter pleinement les outils et leurs fonctionnalités offertes. Il peut également fournir un support en continu, pour répondre à des questions fréquentes, documenter des usages et résoudre des problèmes liés à l’utilisation des outils.
4. Conduire le changement : pour accompagner la transition numérique des entreprises vers des nouveaux outils collaboratifs, le consultant peut développer un plan de conduite du changement. Pour cela, il va travailler avec les différentes parties prenantes de l’entreprise, comprendre l’état d’esprit des partisans et des détracteurs de la transition. Il devra réfléchir de façon pragmatique et stratégique pour surmonter les obstacles (réels ou supposés) à la mise en place des nouveaux outils, comprendre les résistances au changement et communiquer de façon intelligente pour favoriser une adoption réussie des outils collaboratifs.
Enfin, évaluer et améliorer en continu : le consultant devra mettre en place des indicateurs clés de performance (kpi) liés au développement des usages collaboratifs dans l’entreprise et identifier les opportunités d’amélioration. Son esprit analytique doit lui permettre de proposer des ajustements et évolutions pour optimiser la prise en main et favoriser l’adhésion des collaborateurs aux nouveaux outils.
Qualités attendues
Les qualités attendues d’un consultant en outils collaboratifs Microsoft 365 peuvent être nombreuses :
1. Curiosité, appétence et expertise des outils : le consultant doit maitriser les différentes fonctionnalités et applications de Microsoft 365. Il doit aussi être capable de les utiliser de manière stratégique pour répondre aux besoins et attentes de ses clients.
L’acquisition d’expertise passe également par des expérimentations personnelles des outils mais aussi par une veille active sur Microsoft, ses outils, ses dernières évolutions et technologies. Le consultant peut trouver de nombreuses ressources et informations en s’appuyant sur les résultats du web et des réseaux sociaux, notamment sur les réseaux comme Linkedin ou au travers de communautés professionnelles.
2. Compétences en conduite du changement : le consultant doit comprendre les processus de conduite du changement et les pratiques en matière d’adoption technologique. Ses capacités à insuffler le changement et à influencer les comportements sont essentielles pour assurer la bonne implémentation des outils collaboratifs.
3. Compétences en communication et en formation : le consultant conseille mais communique et forme également. Il doit être capable de communiquer de manière claire et concise et de s’adapter aux us et coutumes de son entreprise d’accueil en la matière. Il doit être capable de former les collaborateurs aux outils de façon didactique et engageante quelque soit le public cible (il doit au préalable avoir bien identifié le niveau de maturité numérique des collaborateurs pour adapter sa communication et ses formations).
4. Autonomie : le consultant doit être capable de travailler de façon autonome et être proactif dans l’élaboration de ses propositions de valeur. Il doit enfin avoir une approche organisée et structurée pour donner de la lisibilité à son travail et à ses actions.
5. Esprit analytique : évaluer une situation existante, mesurer son évolution dans le temps et être capable d’identifier et de communiquer des opportunités d’amélioration. Le consultant doit être capable de collecter de l’information, savoir l’interpréter afin qu’elle lui serve à prendre des décisions éclairées sur l’usage et l’adoption des outils.
En résumé
Je dirais qu’un consultant en outils collaboratifs est capable de travailler dans une multitude de contextes client. Il sera généralement appelé en renfort dans les entreprises qui souhaitent développer la collaboration numérique entre les équipes et services grâce aux outils proposés par Microsoft 365.
Son rôle essentiel ne se limite pas à un volet purement fonctionnel : c’est avant tout un stratège qui comprend l’environnement professionnel qu’il intègre : il fait des constats, propose une analyse et des recommandations. Sur cette base, il est capable de stimuler la productivité au sein d’une entreprise et de favoriser les (bonnes) pratiques de collaboration. Sa connaissance de la conduite du changement est un atout pour mener à bien les projets d’implémentation de nouveaux outils et pour faciliter leur adoption.
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